5.7.2008 par Hugues.

Dans l’approche que je propose, j’essayerai de faire le plus souvent possible un parallèle entre les problèmatiques environnementales et les problématiques de la DSI. Quelques exemples, à partir des citations les plus connues :

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Voir également les images qui sont dans l’article : La quatrième ère.

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5.7.2008 par Hugues.

Si vous souhaitez mettre en place une démarche développement durable au sein de votre DSI, je vous propose un plan global, c’est à dire les étapes à suivre depuis la sensibilisation jusqu’à la mise en oeuvre et le suivi.

Au niveau du choix de votre référenciel, vous pouvez choisir de retenir une norme existante ou plus simplement, pour une première étape de retenir la démarche ci-dessous.  

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Démarche simplifiée de maîtrise des coûts et développement durable

Cette démarche mêle étroitement la maîtrise des coûts et les aspects développement durable. L’approche permet de couvrir l’ensemble des activités d’une DSI : matériel, développement, maintenance matériel et logiciel, achats, exploitation, support…
Pour le suivi, un simple fichier excel est suffisant. 

La « théorie »

Pour qu’une « théorie » soit mise en œuvre et appliquée, elle doit si possible :

• être simple et compréhensible par tous (une bonne idée ne vaut que si elle est partagée par tous) ;
• applicable à toutes les natures de dépenses.

Quelque soit la nature des dépenses d’une DSI, le coût peut être calculé de façon suivante :

Coût    =    Quantité Consommée   X    Coût Unitaire

Ce coût est payé par l’entreprise

Pour Maîtriser les coûts et les réduire,  il faut maîtriser et agir sur ces trois composantes. 

1 ) Maîtriser la Quantité Consommée

C’est à dire, maîtriser les niveaux des contrats de service en ne traitant que le juste nécessaire du besoin client, en cohérence avec la stratégie de l’entreprise.

Mais c’est aussi, gérer au mieux tous les parcs (PC, applicatifs, licences ..) sous la responsabilité de la DSI, contrôler toutes les prestations liées à de la consommation en volume (téléphonie …).

Et enfin mener des actions pour « alléger » les parcs et « réduire » la consommation des utilisateurs.

La maîtrise de cette Quantité consommée traite 80% de la démarche développement durable. Les 20% restant concernent essentiellement le traitement des déchets et le recyclage.

2 ) Maîtriser Les Coûts Unitaires

Etre sûr qu’on a le meilleur coût à l’instant  T, par rapport au niveau de service attendu et par rapport aux prix du marché.

Si la nature de la dépense correspond à une prestation liée à du personnel (interne),  la maîtrise du prix unitaire correspond à l’amélioration de l’efficacité du personnel

3 ) Maîtriser le paiement

Etre sûr qu’on paye bien uniquement pour la quantité consommée et au prix négocié au contrat. Cette partie couvre tout le processus interne de l’entreprise : du contrôle facture au règlement fournisseur.

On cherchera à piéger dans cette partie, les erreurs de facturation (conso et/ou tarifs), les doubles facturations …

Je ne parle dans cette partie que de l’argent qui sort effectivement de l’entreprise. Ce qui exclu les refacturations internes entreprise et le paiement des salaires du personnel.

Progressivement sur ce blog, je déclinerai cette « théorie » par nature de dépense : quelles questions se poser, comment faire, comment suivre.

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5.7.2008 par Hugues.

Où en est-on aujourd’hui ?

Un sondage sur le jounal du net : “La politique informatique de votre entreprise intègre-t-elle une composante développement durable ?” Réponse : NON ou Ne se prononce pas = 70% !

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Extrait du livre La stratégie d’Hugo

L’opinion est en train d’évoluer, certains gouvernements semblent avoir pris le problème en main, des mesures ont été prises. Al Gore est prix Nobel de la Paix 2007 pour son combat contre le réchauffement climatique. Les choses bougent enfin. Accélérer l’ère écologique est-ce vraiment nécessaire ? Faut-il vraiment Agir ?

C’est vrai les choses bougent, certains gouvernements commencent à agir. Mais ne nous faisons pas d’illusions, s’ils ont la volonté, leurs moyens d’action sont parfois limités et ils ont souvent beaucoup d’entraves. Comme pour le Titanic ou un pétrolier géant, la taille du gouvernail est trop petite pour lui permettre, à lui seul, de manœuvrer rapidement. L’inertie du système est considérable.

De plus, tout le monde n’est pas au même niveau. Peut-être agissez-vous déjà, mais ce n’est pas le cas de tout le monde. L’effort de quelques-uns, votre effort, ne compenseront jamais l’insouciance de tant d’autres. Les mathématiques nous le prouvent, prenons un exemple : si 50% de la population se mobilise et applique en moyenne 50% des actions, vous ne couvrez que 25% du problème !

Surtout, n’attendons pas d’avoir tous les produits et services disponibles et accessibles pour Agir, n’attendons pas d’avoir tout l’attirail nécessaire pour aller combattre le feu. Nous disposons déjà du minimum nécessaire nous permettant de nous mobiliser. Notre marge de progression dans le domaine est très grande. Le boum de l’ère écologique ne pourra se faire que si nous déclenchons le boum des convaincus.

Y a-t-il réellement urgence ? Ne peut-on pas attendre la confirmation d’un réel danger ? Aujourd’hui personne ne peut vous donner cette réponse avec certitude. Ne la cherchez pas sur un site internet, dans un livre, dans un reportage télévisé. Elle n’existe pas. La situation se dégrade lentement, mais tout pourrait s’accélérer. Ai-je tort, ai-je raison de m’inquiéter aujourd’hui ? Réponse dans vingt ou trente ans, pas avant. Aucun expert, aussi compétent soit-il, ne pourra vous dire avec certitude ce qui va se passer. Nous parlons de l’avenir, ce qui est certain, c’est qu’il ne se déroulera sans doute pas comme nous l’imaginons. Tout le monde se trompe. Par contre, le choix est à faire aujourd’hui, c’est la génération prochaine qui aura la réponse et en récoltera les fruits. Il faut vous faire votre propre opinion, mesurer correctement les enjeux, vous demander si on a le droit de se tromper, de prendre un risque. Mais il faut choisir son camp maintenant.

L’inertie
Il faut choisir son camp rapidement car ce que nous n’intégrons pas dans notre appréciation du problème, c’est l’inertie des systèmes. Ceci dans tous les sens du terme. Non seulement, les échelles de temps et d’espace nous dépassent, mais en plus, l’inertie de la Terre est telle que les conséquences de nos actes aujourd’hui ne se feront sentir que dans quelques dizaines d’années. Quelques exemples : ce n’est pas parce qu’il fait chaud trois jours d’affilée que votre piscine prend trois ou quatre degrés. Autre exemple, en hiver, vous montez le thermostat dans votre maison, il faut plusieurs heures pour que la pièce monte en température. Il lui faut du temps pour cela, c’est l’inertie des masses (Référence au livre Le scénario Titanic). A une plus grande échelle, la Terre qui se réchauffe, c’est parce que nos parents ou grands-parents ont déréglé le thermostat de la Terre. Nous récoltons aujourd’hui, en bien comme en mal, les fruits des décisions, des actions, des erreurs commises par nos pères, grands-pères et arrière-grands-pères. Une chaudière énorme s’est mise en route, elle continue, inlassablement tous les jours de réchauffer la Terre, l’inertie ne nous permet pas de nous en rendre compte. En continuant, aujourd’hui d’augmenter la concentration de CO2 dans l’atmosphère, nous poussons un peu plus le chauffage tous les jours. Nous semons aujourd’hui ce que récolteront nos enfants et petits-enfants dans quelques décennies. Cette inertie nous masque l’ampleur du problème, c’est pour cette raison qu’il est urgent de réagir.

Une autre inertie doit également être prise en compte dans notre raisonnement. Quand bien même nous déciderions tous d’être éco-citoyens, les produits et services respectueux de l’environnement ne sont pas encore facilement accessibles et disponibles en masse. Quels que soient les domaines, il faut compter entre trente et cinquante ans pour qu’un produit ou une technologie se diffuse partout dans le monde. Encore faut-il que la demande soit forte. Enfin, il faut reconnaître également que nous sommes « longs à la détente » et qu’il nous aura fallu par exemple plus de quarante ans également pour que nous adoptions les bons gestes en matière de sécurité routière (en France).

Tant de chemin reste à parcourir. Nous avons l’impression que les choses bougent, mais nous regardons le présent avec le poids de notre éducation, de notre formatage, de nos habitudes et de nos certitudes. Nous sommes à mille lieues de nous rendre compte à quel point nous sommes en retard dans le domaine. Le parallèle qui suit, va peut-être vous étonner, mais c’est voulu. Quand j’étais petit, il y a de cela quarante ans, chez moi, les toilettes étaient dehors, dans la cour. Aujourd’hui nous en avons deux dans la maison, un en bas et l’autre à l’étage. Lorsque je dis cela à mes enfants, ils sont MDR (morts de rire). Aujourd’hui, en termes de préservation de l’environnement, nous sommes à la rue et nous ne l’avons pas encore à tous les étages. J’espère très sincèrement que mes petits-enfants pourront en sourire quand leurs parents leur décriront nos modes de vie actuels. Beaucoup de chemin reste à parcourir et il est maintenant urgent d’accélérer.

Comment progressez-vous un peu tous les jours ?
Progresser dans le domaine de l’environnement, c’est comme apprendre une langue étrangère ou pratiquer un nouveau sport. Il faut apprendre les règles de base, la « grammaire et le vocabulaire », pratiquer un peu tous les jours et surtout avoir l’envie et la volonté de le faire. Si vous lisez ces lignes, vous êtes sans doute convaincu, vous avez cette volonté de progresser et vous avez conscience de la difficulté. Mais combien sommes-nous réellement dans ce cas ? Compte tenu de l’urgence de la situation, comment transmettre rapidement au plus grand nombre cette volonté de progresser ? Par la contrainte ou en jouant sur l’effet d’entraînement ?
 

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5.7.2008 par Hugues.

Proposition de plan d’action global pour la mise en place d’une démarche maîtrise des coûts ET développement durable au sein d’une DSI. Depuis la sensibilisation jusqu’à l’obtention des premiers résultats. Toutes les étapes ne sont pas nécessaires.

SENSIBILISER

Faire le constat de l’urgence.

Etat des lieux de la Terre sur les différents thèmes : ressources énergétiques, eau, alimentation, réchauffement climatique…

Recommandations de lecture (sensibilisation)

Le scénario Titanic.

Progressivement vous trouverez sur ce blog des articles sur les thèmes : ressources énergétiques, réchauffement climatique, car ils auront un impact très importants sur les entreprises.

Pourquoi nous n’y comprenons rien : Nous n’avons pas les mêmes valeurs !

Quels impacts pour votre entreprise ?

Quelles sont les menaces, les opportunités, les forces et les faiblesses de votre entreprise au regard des risques environnementaux ?
Quels impacts sur vos marchés, vos produits, vos fournisseurs, vos employés, vos moyens de productions ?

Quels impacts pour la DSI ?

Quels impacts sur vos SI, si la stratégie de l’entreprise doit évoluer ?
 

CONVAINCRE

Nous sommes au début d’une nouvelle ère.

Faire comprendre que tout est à inventer, tout est à créer, que le monde dans lequel nous vivrons demain n’aura rien à voir avec celui d’aujourd’hui.

Voir la quatrième ère, les choses bougent

Reconnaître son ignorance.

En termes d’environnement, nous sommes des incompétents inconscients. Si nous voulons progresser, il faut en prendre conscience. 

Quels intérêts pour la DSI et pour l’entreprise ?

Qu’apportent la mise en place d’une telle démarche, à court et moyen terme.

Pourquoi la DSI est-elle bien placée pour mener une démarche de ce type ?

Car l’informatique part avec trente ans d’avance sur le développement durable. Voir la quatrième ère.

Pourquoi maintenant ?

Pourquoi faut-il mettre en œuvre une démarche dd dès aujourd’hui.

Voir : est-ce bien nécessaire ?

AGIR

Afficher  sa volonté de progresser.

Nous avons le droit de ne pas savoir comment traiter le problème, mais le devoir d’agir. Inscrivez ce thème dans votre plan de progrès.

Nommer un responsable de la démarche.

Voir Choisir et animer une démarche

Choisir une démarche :

 Faire l’état des lieux
 Choisir le référentiel        / voir la démarche proposée             
 Mettre au point une grille d’évaluation
Evaluer

Voir les articles de la catégorie définitions (gouvernance, démarche, démarche de progrès, choix et animation…)

Intégrer le maîtrise des coûts et dd comme un des axes de travail du plan de progrès.

Voir les articles de la catégorie définitions

Entrer dans une boucle PDCA d’amélioration continue

Planifier les actions, définir les objectifs
Do : mener les actions définies
Contrôler les résultats, mesurer le progrès.
Act : l’analyse de ces résultats permet réactualiser les objectifs, d’affiner la stratégie et de planifier une nouvelle phase et ainsi de suite.

LES FREINS ET FACTEURS CLES DE SUCCES

L’implication de la direction
La formation

Le refus, la colère…
Liste à compléter…

Chacun de ces points sera progressivement détaillé sur ce blog.

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Ce plan d’action global sera complété et corrigé en fonction de vos remarques, commentaires et critiques. Merci d’avance.

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Est-ce ce délarche s’adapte à votre entreprise ?

Voir les trois mensonges de l’informatique.

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5.7.2008 par Hugues.

Norme COBIT

Cette norme définit les contrôles, les pratiques et les processus à mettre en place pour une bonne gouvernance des SI. COBIT propose 34 processus, classés en quatre domaines fonctionnels : planification et organisation, acquisition et mise en place, distribution et support, surveillance. C’est la plus complète.

La liste complète des processus se trouve dans la synthèse : Cobit Gouvernance, Contrôle et Audit de l’information et des technologies associées sur le site de l’AFAI. (c’est le document le plus clair et le plus complet sur le sujet)

Norme ITIL

Cette norme est moins complète que la norme COBIT. Elle s’articule autour de dix processus clés de gestion. Elle s’attache notamment à mesurer la qualité de services sur trois plans : la fréquence d’indisponibilité, sa durée et son impact au niveau des utilisateurs. Sur le site www.journaldunet.com vous trouverez des documents clairs sur le sujet.

Norme CMM

CMM (Capability Maturity Model) est un modèle d’évaluation et d’évolution des processus logiciels. Il concerne essentiellement la partie étude et développement (acquisition également). Il comporte cinq niveaux de maturité : initial, reproductible, défini, maîtrisé et optimisé. Ces niveaux constituent autant d’étapes sur le chemin menant à des processus matures. La conformité au modèle CMM est notamment requise pour contracter avec le département américain de la défense. (voir le site www.journaldunet.com)

Je complèterai cette liste progressivement.

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5.7.2008 par Hugues.

Selon les articles, les auteurs, le terme gouvernance est décrit de façon variable. Je ne déroge pas à la règle en donnant ici ma propre interprétation. C’est un compromis entre soucis de synthèse et simplification.

La gouvernance des SI est la cible que doit se fixer l’entreprise en termes d’organisation pour le management et pilotage de ses SI. C’est LA voie de l’excellence pour les DSI. Une gouvernance doit permettre d’assurer :

• La cohérence stratégique
• La maîtrise de la mise en oeuvre
• Le contrôle et pilotage
• L’évaluation de la performance des SI

La cohérence stratégique

• Les projets SI et les niveaux de services sont en cohérence avec la stratégie de l’entreprise. Ils permettent d’atteindre les objectifs business.
• Les contraintes budgétaires sont respectées.
• Les responsabilités sont claires entre Direction / DSI / Clients : qui priorise, qui valide les objectifs projets et les niveaux de services (*1)… 

Terme à la mode : alignement des SI sur la stratégie de l’entreprise

La maîtrise de la mise en œuvre (projets et niveaux de services)

• Les méthodes et processus de gestion de projets et de gestion des niveaux de services sont définis, appliqués et maîtrisés de bout en bout.

Le contrôle et le pilotage

• Il existe des outils de mesure de la performance de la DSI : respects des objectifs QCD des projets, niveaux de services.
• Un tableau de bord est en place.
• L’organisation pour l’analyse et le traitement des écarts est en place.

L’évaluation de la performance des SI

• Les projets SI permettent d’atteindre les objectifs business espérés.
• Amélioration de la qualité ou productivité dans les directions utilisatrices …
• Un tableau de bord est en place.
• L’organisation pour l’analyse et le traitement des écarts est en place

(*1) Niveaux de Services = niveaux de services pour les services liés à l’opérationnel d’une DSI : Taux d’équipements, disponibilité des moyens, support …
 
Remarque : ce terme de gouvernance peut s’appliquer non seulement aux SI, mais à toute autre activité de l’entreprise : mise à disposition de moyens de production pour un industriel, commercial, achats …

La mise en œuvre de cette  gouvernance des SI se fait dans le cadre d’une démarche de progrès qui intègre normalement les axes : qualité, sécurité, management, environnement…

Qui dit démarche de progrès, dit choix d’un ou de  référentiels, catalogue des meilleures pratiques de la profession. Pour les SI, il existe des normes qui couvrent une grande partie de ces axes (Q, S, P, M). On peut citer les normes Cobit, ITIL, CMM. Il y en a beaucoup d’autres. Dans certains domaines d’activité (banques, assurances, automobile, aéronautique …) les normes de référence peuvent être imposées par la profession.

Voir également pourquoi mettre en place une démarche.

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5.7.2008 par Hugues.

Quelque soit le thème sur lequel l’entreprise souhaite progresser, les étapes de déploiement d’une démarche sont les mêmes : 

Etat de lieux

En interne, un point est fait sur la situation de l’entreprise : où en est-on ? Quels sont nos objectifs de progrès ?

En externe, une recherche est faite sur les normes existantes et/ou les meilleures pratiques

Choix d’un référentiel

L’entreprise choisit (si pas de contraintes imposées par l’extérieur), la norme qui correspond le mieux au thème en question

Mise au point d’une grille d’évaluation 

A partir de cette norme, on met au point une grille d’évaluation.

Cette grille d’analyse permet d’évaluer l’écart entre la norme et la façon dont travaille l’entreprise.

La grille d’analyse est souvent déjà existante et n’a plus qu’à être adaptée si nécessaire au contexte de l’entreprise.

Evaluation

A partir de la grille, les auditeurs évaluent la situation de l’entreprise.

L’évaluation se traduit souvent par une note globale qui permet de mesurer le chemin à parcourir (notion de classe A, B, C…).

L’accréditation dépend de cette note.

Plan d’action 

Toutes les remarques faites par les auditeurs permettent d’identifier les points sur lesquels l’entreprise doit travailler.

Un plan d’action est mis en place pour traiter les remarques.

Un cycle Evaluation/Plan d’action est mis place à un rythme adapté.

Animer une démarche.

Pour les axes qualité et sécurité, il est fréquent de trouver au sein des DSI une personne chargée de ces démarches. Il a la charge de choisir le référentiel, d’animer les groupes de travail, d’organiser les audits, de définir avec les équipes les plans d’actions. Pour la démarche dd ou maîtrise des coûts, il est important d’avoir la même approche et de nommer un monsieur dd qui aura les mêmes responsabilités.

Remarque personnelle :

Si  Pas de « Monsieur dd » Or Pas de “Monsieur Maîtrise des coûts”
 Alors
           On n’a aucune chance d’avancer rapidement sur le sujet
 Finsi
 

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5.7.2008 par Hugues.

Répondre à des exigences clients ou légales :

• Qualité
• Environnement
• …

Faire progresser « rapidement » l’entreprise sur un thème donné, de façon structurée, mesurable, homogène : 

• Gestion de production
• Sécurité
• Management
• Productivité
• Environnement
• …

Maintenir la pression sur le sujet dans le temps.

Remarque personnelle :

Si  Pas de (démarche développement durable OR maîtrise des coûts)  identifiée dans la démarche de progrès
Alors
         On n’avance pas rapidement, de façon structurée et mesurable
Finsi

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5.7.2008 par Hugues.

Projet d’entreprise qui consiste en une mise à niveau de l’organisation pour répondre aux exigences d’un référentiel et qui vise la certification par une tierce partie.

Exemple de démarches :

• Démarche qualité : norme ISO  9001, 9002 …
• Démarche sécurité
• Environnement : norme iso 14001
• Gestion de production / Supply Chain

Lorsqu’une entreprise souhaite progresser sur la voie de l’excellence, elle va mener en parallèle un certain nombre de démarches : qualité, sécurité, management, productivité, environnement … On parle alors de mise en œuvre d’une démarche de progrès au sein de l’entreprise.

Les différentes démarches incluses dans la démarche de progrès sont souvent appelées axes de travail  ou angle d’attaque. Ces axes dépendent des priorités que se fixe l’entreprise.

Exemple de démarche de progrès :

• Démarche ou axe  Qualité 
• Démarche ou axe   Productivité
• Démarche ou axe   Sécurité
• Démarche ou axe   Environnement 
• …

C’est  l’amélioration des résultats plus que l’obtention de la certification qui doit rester la priorité d’une démarche de progrès.

Remarques personnelles :

Toute démarche qui n’apparaît pas comme axe de travail dans le cadre d’une démarche de progrès est considérée comme non prioritaire par l’entreprise (c’est mon point de vue), donc avancera forcément moins vite que pour les autres axes. On a déjà du mal à faire avancer les choses lorsqu’elles sont déclarées comme une priorité, dans le cas contraire, on avance forcément moins vite

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5.7.2008 par Hugues.

Rapport entre les résultats obtenus (produits ou services livrés) et les ressources utilisées pour les atteindre.

Il ne faut pas confondre l’efficience avec l’efficacité qui est le rapport entre les résultats obtenus et les objectifs fixés. Ainsi, une méthode de travail est efficace si elle permet de réaliser entièrement l’objectif initial et elle est efficiente si un minimum de ressources sont utilisées pour l’atteinte de cet objectif.

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